Proces ni shema
na papirju.
Proces je tisto, kar se zgodi, ko se srečata dva človeka in eden nekaj potrebuje od drugega. Shema pove, kako naj bi bilo. Ljudje povedo, kako je.
Zato pogledam oboje. Kako je delo zapisano in kako dejansko teče. Kje se ustavi. Kdo koga obide, ker je tako hitreje. Kaj se pove na sestanku in kaj šele na hodniku. Kdo nosi več, kot piše v opisu njegovega dela — in zakaj to prenaša.
Rešitve, ki jih prinese nekdo od zunaj, redko zdržijo. Zdržijo tiste, do katerih pride organizacija sama. Moja naloga torej ni, da vam povem, kaj morate storiti — moja naloga je, da vas pripeljem do mesta, kjer to vidite sami.
Rezultat je pisno poročilo: kaj sem videl, kje je po moji presoji vzrok, kaj predlagam in po kakšnem vrstnem redu.
Pet korakov. Po vrsti,
ker drugače ne gre.
Vsak korak ima svoj namen. Nobenega ne preskočim — sicer poročilo ni to, kar obljubljam.
Poslušam in zapisujem
Grem po oddelkih. Nič ne komentiram, nič ne popravljam, ničesar ne predlagam. Samo poslušam in si zapisujem. Vprašanja so preprosta: kaj delate, kje se vam zatakne, koga pokličete, ko se zatakne, in kaj se zgodi potem.
Vzporedno gledam še nekaj: koliko je vodstvo obremenjeno. Če je pod prevelikim pritiskom, se nobeno priporočilo ne prime, pa naj bo še tako dobro. Takrat je to prva stvar, ki jo je treba nasloviti.
Sestavljam sliko
Zapiske enega oddelka postavim ob zapiske drugega. Tu se pokaže največ. Isti dogodek ima v dveh pisarnah dve različni zgodbi. Razlika med njima ni nesporazum, ki bi ga bilo treba pojasniti. Razlika je podatek — in pogosto je prav ta razlika najkrajša pot do vzroka.
Individualni pogovori
Ko imam sliko, se vrnem k posameznikom. Zdaj so vprašanja natančnejša. Povem, kaj sem opazil, in preverim, ali drži. Kar mi kdo pove na štiri oči, ostane med nama. V poročilo gre vzorec, ne oseba.
Pogovor v skupini
Del ugotovitev je treba izreči na glas. To je najtežji korak in tudi najbolj koristen. Marsikaj, kar se je leta skrivalo za vljudnostjo, tu prvič dobi ime. Moja naloga je, da to povem tako, da nihče ne izpade kriv, a da nihče tudi ne more več reči, da za to ni vedel.
Poročilo in priporočila
Pisno. Kaj sem videl, kje je vzrok, kaj predlagam, v kakšnem vrstnem redu in kdo naj naredi prvi korak. Brez splošnih priporočil, ki bi jih lahko brez spremembe poslal katerikoli drugi organizaciji. Poročilo je vaše in govori o vas.
In kaj potem? Diagnostika je prvi korak in je smiselna sama zase, tudi če se boste odločili, da greste naprej sami. Sprememba se namreč ne zgodi na dan, ko oddam poročilo, ampak v mesecih, ki sledijo. Če boste takrat želeli, da ostanem in spremljam uvajanje, se dogovorimo. Če ne, imate v rokah dovolj, da nadaljujete brez mene — in to je pravzaprav namen.
Merilo, po katerem sodim svoje delo, ni debelina poročila. Merilo je, ali organizacija čez leto dni sama prepozna in reši naslednjo podobno težavo. Če me morate klicati vsakič znova, nečesa nisem opravil.
Koliko časa traja. Odvisno od velikosti organizacije, še bolj pa od tega, koliko ste na spremembo v resnici pripravljeni. Ko vem, za kaj gre, vam povem tudi rok.
Vem, kako je na vaši
strani mize.
Postopek mora zdržati revizijo. Zato je vsaka nejasnost tveganje, in zato so odločitve počasne — ne iz nezainteresiranosti, ampak iz previdnosti.
- Diagnostika procesov sodi med intelektualne storitve. Pri teh Zakon o javnem naročanju izbire zgolj po najnižji ceni ne dopušča — naročnik mora ovrednotiti tudi metodologijo, reference in usposobljenost izvajalca. To vam olajša utemeljitev izbire.
- Obseg dela običajno omogoča enostavnejši postopek naročila. Ne gre za večletno pogodbo z odprtim koncem, ampak za omejeno, vnaprej opisano storitev.
- Ponudbo napišem nedvoumno. Metoda, koraki, roki, kaj dobite in kaj ne — vse zapisano vnaprej. Nič ni prepuščeno naknadnemu dogovoru, ker vem, kako izgleda revizijski pregled dokumentacije.
- Diagnostiko naroči vodstvo. Če vodstvo za njo ne stoji, je ne sprejmem. Brez njihove podpore je vsak pogovor v hiši zapravljen čas — za vas in zame.
Slovenska javna uprava je dobro digitalizirana. Birokracija s tem ni izginila, ker so postopki še vedno zgrajeni okoli pristojnosti posameznih uradov in ne okoli tega, kar človek na drugi strani okenca dejansko potrebuje.
To je natanko moje področje. Ne prodajam programske opreme.
Če ne veste,
ali je to za vas.
Sedem vprašanj o trenjih, ki organizacijo stanejo čas, denar in energijo. Dve minuti, nič se ne pošlje in nič ne shrani. Če vam test pokaže, da me ne potrebujete, vam to tudi napiše.