Proces ni shema
na papirju.
Proces je tisto, kar se zgodi, ko nekdo nekaj potrebuje od drugega. Shema pove, kako naj bi bilo. Ljudje povedo, kako dejansko je.
Zato pogledam oboje. Kako je delo zapisano in kako dejansko teče. Kje se ustavi. Kdo koga obide, ker je tako hitreje. Kaj se pove na sestanku in kaj šele na hodniku.
Moja naloga ni, da vam napišem nov pravilnik. Moja naloga je, da pokažem, kje in zakaj se organizacija zatika, ter vas pripeljem do rešitve, ki zdrži obremenitve vsakdana.
Rezultat je pisno poročilo: ugotovitve, vzroki, predlagani ukrepi in vrstni red izvedbe.
Pet korakov. Po vrsti,
ker drugače ne gre.
Vsak korak ima svoj namen. Nobenega ne preskočim — sicer poročilo ne bo operativno.
Poslušam in zapisujem
Grem po oddelkih. Nič ne komentiram in ne popravljam. Vprašanja so preprosta: kaj delate, kje se zatakne, koga pokličete in kaj se zgodi potem. Vzporedno preverjam obremenjenost vodstva — če je pritisk tu prevelik, se noben ukrep ne bo prijel.
Sestavljam sliko
Zapiske enega oddelka postavim ob zapiske drugega. Tu se pokaže največ. Isti dogodek ima v dveh pisarnah dve različni zgodbi. Ta razlika ni nesporazum; je podatek in najkrajša pot do vzroka.
Individualni pogovori
Ko imam sliko, se vrnem k posameznikom. Povem, kaj sem opazil, in preverim, ali drži. Vse ostane med nama. V poročilo gre vzorec, ne oseba.
Pogovor v skupini
Del ugotovitev je treba izreči na glas. To je najtežji in najbolj koristen korak. Kar se je leta skrivalo za vljudnostjo, prvič dobi ime. Povem tako, da nihče ne izpade kriv, a da nihče več ne more reči, da ni vedel.
Poročilo in priporočila
Kaj sem videl, kje je vzrok, kaj predlagam in kdo naj naredi prvi korak. Brez splošnih in akademskih priporočil. Poročilo govori izključno o vaši organizaciji.
In kaj potem? Diagnostika je prvi korak. Sprememba se namreč ne zgodi na dan, ko oddam poročilo, ampak v mesecih, ki sledijo. Če želite, ostanem in spremljam uvajanje. Če ne, imate v rokah dovolj, da nadaljujete sami.
Merilo, po katerem sodim svoje delo, ni debelina poročila. Merilo je, ali organizacija čez leto dni sama prepozna in reši naslednjo podobno težavo.
Koliko časa traja. Odvisno od velikosti organizacije in od tega, koliko ste na spremembo dejansko pripravljeni. Ko vem, za kaj gre, vam povem rok.
Vem, kako je na vaši strani mize.
Postopek mora zdržati revizijo. Zato so odločitve pogosto počasne — ne iz nezainteresiranosti, temveč iz previdnosti.
- Intelektualna storitev. Diagnostika procesov sodi med storitve, pri katerih Zakon o javnem naročanju izbire zgolj po najnižji ceni ne dopušča. Utemeljitev izbire na podlagi metodologije in referenc je s tem olajšana.
- Enostavnejši postopek. Obseg dela običajno omogoča enostavnejši postopek naročila; ne gre za večletno pogodbo z odprtim koncem.
- Nedvoumna ponudba. Metoda, koraki in roki so zapisani vnaprej. Nič ni prepuščeno naknadnemu dogovoru, saj poznam zahteve revizijskega pregleda.
- Pogoj za sodelovanje. Diagnostiko mora naročiti in za njo stati vodstvo. V nasprotnem primeru dela ne sprejmem.
Slovenska javna uprava je dobro digitalizirana, a birokracija ni izginila. Postopki so pogosto zgrajeni okoli pristojnosti uradov in ne okoli potreb uporabnika.
Moja naloga je presekati prav te zastoje. Ne prodajam programske opreme.
Če ne veste,
ali je to za vas.
Sedem vprašanj o trenjih, ki organizacijo stanejo čas in denar. Dve minuti, nič se ne pošlje in nič ne shrani. Če vam test pokaže, da me ne potrebujete, vam to tudi jasno napiše.